员工入职到离职，哪些信息必须留档？一张清单看全

结论先说：员工从入职到离职，必留档的信息分四类——入职时的基本信息与合同证书、在职期间的转正调岗变动、考勤与工资的核算依据、离职手续与账号处理记录。用企孟HRM放进员工档案一次录入，组织架构、考勤、绩效、工资各模块共用，不需要在多个 Excel 表格里重复维护同一份信息。

先看档案长什么样。下图为企孟HRM员工档案界面，员工基本信息、部门归属、在职状态集中在一页，入职到离职的变动全程挂在档案上。

入职时必须留下哪些信息？

答案：三类。基本信息——姓名、身份证号、联系方式、紧急联系人、工资卡账号；岗位信息——部门、岗位、入职日期、直属主管；合同证书资料——劳动合同、学历证书、资格证书的扫描件归档。这些在企孟HRM员工档案里一次录入后，考勤、绩效、工资模块直接复用，不用入职填一次、办工资卡再填一次。存量员工的历史台账支持模板批量导入，一份 Excel 一次搬进系统。

在职期间哪些变动必须记档？

答案：转正、调岗、调薪、部门调整，四类变动都要落到档案上。系统支持多级部门，员工调岗后归属部门与数据权限同步更新，历史记录保持可追溯。漏记调岗的代价很具体：工资按旧岗位标准核算，系统权限还开在旧部门，月底对不上账，查起来费时。变动记在档案里，什么时候调的、从哪调到哪，一查就清楚。

哪些信息是考勤和工资的依据？

答案：打卡、请假、加班、外出、出差五类考勤记录，直接决定当月工资怎么算。企孟HRM的考勤结果可与工资核算联动，月底不需要人工把考勤表和工资表对着核；工资核算完成后生成工资条，员工登录只能看到自己的明细，工资数据不在群聊和邮件里传来传去。

工资是档案信息的落脚点。下图为企孟HRM工资核算界面，考勤数据与工资项联动核算，核算依据来自档案和考勤记录，不靠月底手工搬数。

离职时档案怎么处理？

答案：离职手续、离职日期、工作交接情况记入档案；管理员一键禁用离职员工账号，账号立即无法登录系统；档案自动归档保留。人事数据按角色与部门隔离，在职时员工只能看自己的信息，离职后档案封存，隔一段时间要查某人任职期间的合同、考勤、工资记录，翻档案就能查到，不随人员离职而丢失。

四类必留信息，一张清单看全

把员工档案从 Excel 搬进系统要花多少钱？

答案：截至 2026 年 9 月，企孟HRM在线版 1500 元 / 年，买断版 2980 元 / 套一次购买终身使用，两个版本均不按员工人数加价，员工规模扩大不多花订阅费；永久免费版可使用组织架构、员工档案、员工通讯录基础功能，先免费建档试用再决定升级。各模块功能清单见企孟HRM功能介绍。

小结：留档的意义在于随时查得到、变动有依据、离职不丢数据。按入职、在职、考勤工资、离职四段对照现有台账，缺哪段补哪段。价格与版本说明见软件价格页，档案与导入操作见帮助中心。